Quelle signature électronique pour quel document ?

Signature électronique

Publié le : 08 juin 20226 mins de lecture

Les signatures manuscrites sont dédiées à des documents papier alors que les signatures électroniques sont pour ceux au format numérique. De façon concrète, elles signifient une approbation, et engagent le signataire à l’égard d’un document signé. L’e-signature présente une valeur légale conforme. Il s’agit d’une vraie preuve lors d’un litige ou d’un contrôle, dans le cas où le document pourrait être conservé afin de garantir son intégrité et sa protection.

Tout savoir sur la signature électronique

Un e-signature définit un mécanisme qui permet la garantie de l’intégrité totale d’un document électronique afin d’en authentifier le vrai auteur, ce qui, par analogie, est associé avec une signature manuscrite du document papier. Il possède une valeur légale identique à la signature dite manuscrite. Cette signature est différente de la signature écrite du fait de son invisibilité, mais qui correspond à une certaine suite de caractères. À l’opposé, l’e-signature, dessiné ou inséré en tant qu’image, et une signature scannée ne présentent pas la même force, il ne peut pas rapporter une preuve de consentement. Utiliser la signature électronique dans une entreprise définit un premier pas dans une transformation numérique. Elle représente une grande opportunité de revoir quelques aspects du fonctionnement de votre société. La plupart des logiciels de signature numérique offrent plusieurs façons d’intégration à des outils déjà existants. Cliquez et obtenez plus d’informations.

L’e-signature professionnel dédié aux contrats de travail

Depuis 2016, une signature en ligne numérique pour contrat de travail est notamment autorisée en Europe. Elle simplifie avantageusement la vie des sociétés et de leurs employés. Effectivement, la signature numérique facilite les processus d’embauche en offrant une solution rapide et moins complexe de signer et de parafer des documents. En ce qui concerne les particularités de ce e-signature du contrat de travail, les services de ressources humaines ont de temps en temps recours à cela pour simplifier leur travail. C’est donc dédié pour des contrats de travail ou des avenants. En effet, les bienfaits de cette solution sont plutôt divers. Les RH ne vont plus perdre de temps à réaliser des tâches chronophages et pourront créer et signer sans souci les documents. Une signature électronique peut s’intégrer dans une démarche RSE, car elle met fin aux papiers et répond de ce fait à un but de développement durable. La gestion de tous les contrats sera allégée, et va ainsi permettre de limiter les surcoûts liés à l’archivage, l’affranchissement, l’impression. L’employé pourra signer le contrat de manière électronique dans la journée, ce qui est en particulier intéressant pour chaque processus de recrutement de contrat de dernière minute ou à courte durée.

Un kit de signature électronique, une solution parfaite pour signer des documents comptables.

La signature en ligne en comptabilité est aussi née en 2016 et va devenir obligatoire pour déposer les comptes annuels. De nos jours, il y a un processus en cours pour faciliter le dépôt de documents chez la Chambre de commerce, seulement par voie électronique. Avec un kit de signature (c’est un certificat électronique doté d’une puce) et une solution logicielle dédiée, vous aurez un outil qui permettra de signer rapidement et sans connexion tous les genres de documents existants. L’expert-comptable pourra alors s’identifier comme étant un signataire d’un document électronique et pourrait également garantir avec efficacité l’intégrité du contenu, car la signature fera office essentiellement de scellement numérique. Lettre de mission, rapport, mail pourront alors s’échanger en un clic par voie numérique en conservant notamment une force juridique conforme … Cela offre un gain de temps considérable pour un cabinet d’expertise-comptable et pour ses clients qui pourront ne plus se déplacer afin d’avoir des documents signés par le cabinet.

Une signature électronique, la signature dématérialisée pour signer des documents juridiques.

Pour les cabinets d’avocat, les entreprises ou autres, un e-signature présente plusieurs avantages. En effet, cette signature électronique dématérialisée a eu un succès fou auprès des professionnels libéraux et des entreprises ou cabinets ayant accès dans ce domaine. Sa pratique, sécurisée et encadrée complètement, est gérée également par certaines normes européennes. La norme eIDAS présente une règlementation de l’Europe qui encadre ce genre de processus. Elle uniformise et gère l’usage de l’e-signature, par des services juridiques, de certaines entités qui sont amenées à les employer. Créer un processus de cette signature manuscrite dans le service juridique d’une société, notamment quand il y a une évolution dans une profession règlementée, s’avère simple. Avant tout, il faut réaliser la « contrathèque ». Cette zone accessible facilement centralisera l’ensemble des genres de contrats dématérialisés par lesquels votre société a pour habitude de collaborer. En ce qui concerne la facture, le service de comptabilité pourra connaître les factures qui sont déjà payées, celles qui sont impayées, en phase de recouvrement ou celles qui sont relancées. Le but est de simplifier le suivi de l’évolution de chaque contrat pour analyser que l’ensemble de toutes les échéances imposées et les objectifs fixés soient notamment respectés.

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